Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna

Sprzedaż przez internet jest obecnie jednym z najważniejszych kanałów dystrybucji dla przedsiębiorców. W trakcie pandemii, w której wiele sklepów stacjonarnych było zamkniętych, klienci niejako zmuszeni byli się dostosować do robienia zakupów online, co sprawiło, że wiele osób przekonało się do tej formy handlu. Jednym z zagadnień, które budzą wiele pytań i wątpliwości wśród przedsiębiorców, jest obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Czy to naprawdę konieczne? Jakie wymogi muszą spełnić przedsiębiorcy, którzy sprzedają przez internet i jakie konsekwencje wynikają z niewywiązania się z obowiązków podatkowych? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na te pytania i przybliżyć kwestię kas fiskalnych w kontekście sprzedaży internetowej.

Limit obrotów a konieczność posiadania kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą często zadają sobie pytanie, czy są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej i prowadzenia ewidencji sprzedaży, jeśli nie przekraczają określonego limitu obrotów. Odpowiedź na to pytanie brzmi: tak, również przedsiębiorcy, którzy nie przekraczają limitu obrotów, mogą być zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej.

• Limit obrotów, który decyduje o tym, czy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej, wynosi 20 000 zł rocznie. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej oraz do wystawiania paragonów lub faktur VAT.
• Należy jednak pamiętać, że istnieją pewne wyjątki od tego obowiązku. Przede wszystkim nie trzeba posiadać kasy fiskalnej, jeśli sprzedaż jest prowadzona wyłącznie przez internet, bez możliwości dokonywania płatności przy odbiorze osobistym towarów, lub gdy przedsiębiorca wystawia jedynie faktury VAT.
• W przypadku, gdy przedsiębiorca nie przekracza limitu obrotów, ale prowadzi sprzedaż poza miejscem stałego prowadzenia działalności (np. na targowisku, w trakcie imprez masowych), to również musi posiadać kasę fiskalną.

Warto podkreślić, że prowadzenie działalności przy pomocy kasy fiskalnej to nie tylko obowiązek podatkowy, ale także forma zabezpieczenia przed ewentualnymi nieprawidłowościami lub błędami przy rozliczeniu podatku. Dlatego przedsiębiorcy, którzy nie są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej, mogą zdecydować się na jej zakup, aby mieć pewność, że ich ewidencja sprzedaży jest dokładna i zgodna z przepisami.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej — niezbędne warunki

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej to kwestia, która budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Przedstawiamy niezbędne warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby uniknąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Przede wszystkim, zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej dotyczy tylko niektórych rodzajów działalności gospodarczej np. rolników ryczałtowych, przedsiębiorców prowadzących sprzedaż detaliczną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Nie musisz posiadać kasy fiskalnej, jeśli:

• Twój roczny obrót nie przekracza kwoty 20 000 zł.
• Nie sprzedajesz towarów, które nie są objęte listą wykluczeń dotyczących sprzedaży bez kasy fiskalnej.
• Nie jesteś podatnikiem VAT.
• Jeśli całość płatności za zamówienie w sklepie internetowym jest dokonywana przez przelew na konto bankowe, a tytuł przelewu odnosi się do zakupionych produktów, to taki sklep nie jest zobowiązany do korzystania z kasy fiskalnej.

Według Pisma z 17 maja 2022 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB3-2.4012.97.2022.1.MN

Zwolnienie ze stosowania kas rejestrujących w przypadku sprzedaży internetowej:

• dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi);
• jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zwolnienie to nie dotyczy sprzedaży towarów oraz usług, które są objęte obowiązkowym ewidencjonowaniem na kasie fiskalnej. Innymi słowy, sprzedaż takich produktów jak:

• części do silników spalinowych,
• nadwozia do pojazdów silnikowych,
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego,
• perfum i wody toaletowej nie jest zwolniona z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej.

Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, nie są zwolnieni z obowiązku ewidencjonowania transakcji. W zależności od rodzaju działalności mogą to być np. ręcznie prowadzone książki przychodów i rozchodów lub elektroniczny rejestr sprzedaży.

Jak można stracić prawo do nieposiadania kasy fiskalnej?

Aby zachować prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży przez internet, należy dokładnie przestrzegać przepisów określonych w rozporządzeniu.

Istnieją sytuacje, które pozbawiają przedsiębiorców prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej, takie jak zapłata za transakcję dokonaną z konta osoby, która nie jest faktycznym odbiorcą. W takim przypadku przedsiębiorca musi posiadać kasę fiskalną i wystawić paragon dla odbiorcy.

W przypadku sprzedaży wysyłkowej za pośrednictwem sklepu internetowego lub portalu aukcyjnego, gdy kupujący dokonuje odbioru towaru w siedzibie sklepu, transakcja ta również nie podlega zwolnieniu z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Musisz wówczas posiadać kasę fiskalną i wystawić paragon dla odbiorcy, ponieważ w tej sytuacji dostawa towaru nie odbywa się za pośrednictwem poczty czy firmy kurierskiej.

Warto pamiętać, że korzystając ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży przez internet, przedsiębiorca nie może przyjmować zapłaty za transakcję internetowe w postaci gotówki. Szczegółowe informacje dotyczące zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży przez internet można znaleźć w rozporządzeniu oraz na stronach internetowych organów podatkowych.

Formy płatności a kasa fiskalna

Posiadanie kasy fiskalnej jest zwykle wymagane przy sprzedaży towarów lub usług za gotówkę. Niemniej jednak, w przypadku innych form płatności, również może być konieczne stosowanie kasy fiskalnej. Poniżej przedstawiamy niektóre zasad dotyczące form płatności i związane z nimi wymagania związane z kasą fiskalną:

Transakcje gotówkowe

Jeśli sprzedający przyjmuje tylko gotówkę jako formę płatności, musi mieć kasę fiskalną. W przypadku, gdy sprzedawca akceptuje płatności bezgotówkowe, obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od kilku czynników, takich jak sposób dokonywania płatności, forma transakcji, a także rodzaj prowadzonej działalności.

Płatności elektroniczne

W przypadku transakcji elektronicznych lub płatności mobilnych sprzedawca musi mieć konto bankowe, które umożliwia mu bezpośrednie otrzymywanie wpłat od klientów. W takim przypadku nie ma potrzeby posiadania kasy fiskalnej, o ile klient wpłaca całość kwoty za transakcję na konto bankowe sprzedawcy.

Płatność za pobraniem

W sytuacji, gdy klient płaci za towar w momencie odbioru, przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia paragonu fiskalnego na kasie fiskalnej. Paragon musi być wystawiony i przekazany klientowi w momencie dokonania transakcji.

Sposób dostawy a obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Wraz z rozwojem sprzedaży internetowej, przedsiębiorcy muszą zwracać szczególną uwagę na obowiązki podatkowe i prawne wynikające z prowadzenia takiej działalności. Jednym z takich zobowiązań jest wydawanie paragonów lub faktur za sprzedane towary, lub usługi.

W przypadku sprzedaży przez internet, wydawanie paragonów jest obowiązkowe w sytuacjach, gdy transakcja jest realizowana z klientem końcowym. Oznacza to, że jeśli sprzedajemy produkty lub usługi bezpośrednio klientowi, musimy wydać mu paragon lub fakturę za dokonaną transakcję.

Istnieją różne sposoby na wydawanie paragonów przez internet, np. poprzez wysyłanie ich pocztą elektroniczną, umieszczanie ich na stronie internetowej lub wydawanie ich w formie elektronicznej podczas realizacji transakcji. Ważne, aby w każdym przypadku spełnić wymagania wynikające z ustawy o podatku od towarów i usług oraz innych przepisów podatkowych.

Warto również zwrócić uwagę, że obowiązek wydawania paragonów przez internet nie dotyczy sytuacji, w których sprzedajemy towary lub usługi na rzecz innych przedsiębiorców. W takim przypadku transakcja powinna być potwierdzona fakturą VAT.

Sprzedaż przez internet a wydawanie paragonów

Sprzedaż przez internet również podlega przepisom dotyczącym wydawania paragonów, co oznacza, że przedsiębiorca prowadzący sprzedaż online jest zobowiązany do wydawania paragonów lub faktur za sprzedane towary, lub usługi.

W przypadku sprzedaży towarów przez internet, paragon lub faktura powinny być wydane w momencie realizacji transakcji, czyli w momencie wysyłki lub odbioru towaru.

Istnieją różne sposoby na wydawanie paragonów przez internet, np. poprzez wysyłanie ich:

• pocztą elektroniczną (e-mailem), 
• w formie aplikacji webowej,
• SMS-em.

W razie wątpliwości co do sposobu wydawania paragonów w przypadku sprzedaży online warto skontaktować się z urzędem skarbowym lub doradcą podatkowym.

Podsumowanie